Si bien ENCODE S.A. con el dictado de la Resolución Nº 184/2012 de la Jefatura de Ministros de la Presidencia de la Nación se le otorga la calidad de Certificador Licenciado, recién con el dictado de la Resolución N° 327/2013 la Entidad Licenciante de la República Argentina le aprueba la ampliación de la aplicabilidad de su política permitiendo emitir certificados de firma digital para ser utilizados en documentos que se intercambian entre los Colegios, Consejos Profesionales con sus Matriculados.

Es así que ENCODE S.A. ha desarrollado aplicaciones propias que de acuerdo a la particularidad de cada entidad deontológica y su relación con los profesionales a los cuales les controla su matrícula, son distintas, y se adecuan a dichas relaciones, otorgándoles a los documentos intercambiados entre sí firmados digitalmente los atributos de autoría, integridad, validez y no repudio que dicha herramienta tecnológica goza por Ley.

A modo ejemplificativo se describe a continuación la arquitectura flexible desarrollada para la interacción entre Matriculados y las distintas Entidades que controlan la Matricula de dichos profesionales:

ENCODE S.A. nombrará Autoridad de Registro delegada a la Entidad que regula la Matricula, es ella la única que puede certificar que el Profesional dice ser quien es, y la calidad del mismo, podrá así mismo otorgar matricula a nuevos profesionales o dar de baja en los casos previstos por ley (Muerte, Orden Judicial etc.).- Por ello es la Organización quien controla la matrícula, la única que puede identificar al profesional ordenando a la A.C. de ENCODE la emisión del certificado digital o su revocación.

Cada profesional ingresa a través de la página web al portal de la Organización ingresando a una Bandeja Virtual logeándose con su usuario y contraseña.

En su bandeja virtual de documentos puede subir documentos electrónicos para ser aprobados, sellados, conformados, certificados, dictaminados etc. por el Consejo o Colegio de que se trate.

El sistema permite, en caso de existir honorarios o aranceles establecidos, emitir el respectivo volante de pago, y realizar el seguimiento del mismo mediante el procesamiento de la información recibida ON LINE de los Bancos autorizados a su cobro por la Entidad Profesional.

Si existe alguna observación al documento presentado por el profesional a través de su bandeja virtual el funcionario del Ente se lo hará conocer, indicándole el plazo que tiene para su cambio, corrección, confirmación o desistimiento.

Una vez, estando aprobado el documento presentado y corroborado en todos sus aspectos formales, legales, profesionales y de pago cumplimentados, el Consejo o Colegio Profesional, emite un documento electrónico que contendrá lo siguiente subiéndolo a la bandeja del profesional:

• Fecha y Lugar de emisión.
• Datos de la entidad certificante.
• Datos del Matriculado.
• Detalle del Documento de que se trata (minucioso).
• Hash del o losdocumentos aprobados, certificados, informados etc.
• Firma Digital del comprobante electrónico emitido por el funcionario en representación de la Institución.
• Otros Datos tales como fecha de duración, tipo de certificación o de identificación etc.

De esta forma el profesional tendrá en su poder un documento que certifica su actuación, inequívoco ya que contiene la huella digital distintiva e inalterable de cada documento, firmado digitalmente por la Entidad emisora, en un soporte electrónico cuya característica por ley es que goza siempre de la calidad de original, (artículo n°11-Ley 25526), pudiendo presentarlo a quien se lo requiera en soporte electrónico para su validación invariablemente en original.

Así mismo el profesional Matriculado con la Entidad controlante de la matricula se puede intercambiar cualquier tipo documento de inscripción, solicitud de crédito, prestaciones, escritos, planes de pagos, apercibimiento, informes, que hagan a la normal comunicación entre ellos, firmados digitalmente y subidos a la bandeja virtual del profesional.

• Un documento firmado digitalmente según lo establecido por la ley Nº 25.506 (art.3°,7°,8°,9°) otorga al mismo las características de Autoría, Integridad, Validez y no Repudio en definitiva dota al documento así firmado de total seguridad jurídica.
• Como consecuencia de la aplicación de la herramienta tecnológica firma digital total transparencia en el intercambio de documentos electrónicos en que ella se aplica.
• Garantiza la Protección de Datos regulada por la Ley Nº 25.326, y resguardo de toda la información a través de respaldos automáticos.
• Facilita la disponibilidad de la información, en el caso de requerimiento Judicial, pudiendo ser presentado en cualquier tipo de soporte digital como medio de prueba a través del sistema, sea cual fuera la fecha de los mismos.
• Contribuye a la Despapelización total en los ámbitos donde interactúan los actores (Consejos, Colegios y Profesionales) tendiendo a la total modernización y disminución de costos que ello acarrea, no solo ahorro de papel, sus gastos de impresión, su archivo, disminución de lugares ocupados, evita la degradación propia que sufre el papel por el transcurso del tiempo.
• Agiliza a los profesionales la realización de trámites ante el Colegio o Consejo, sin necesidad de la presencia física del matriculado, pudiendo esterealizar todas sus gestiones vía Web.
• Permite ahorro de tiempo , de costos en insumos, de gastos en personal tanto al Matriculado como a la Entidad que lo Agrupa.
• Perdurabilidad de los documentos: por su naturaleza digital y la seguridad que puede rodear, los documentos electrónicos se encuentran expuestos a una menor cantidad de factores que puedan dañarlos o destruirlos.
• Permite una fluida, rápida y ágil comunicación entre el Matriculados y su Entidad que lo agrupa.
• La responsabilidad social cada vez más asumida a nivel mundial por los distintos actores económicos, que significa en el medio ambiente el impacto de la Despapelización.

Se entiende por Gobierno Electrónico el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) para redefinir la relación del gobierno con los ciudadanos, mejorar la gestión y servicios, garantizar la transparencia y la participación y facilitar el acceso a la información pública, de los distintos sectores.

El Gobierno Nacional, a partir del Decreto 378/2005, aprobó los lineamientos estratégicos que han de regir el Plan Nacional de Gobierno Electrónico y los Planes Sectoriales para el uso intensivo de las TICs en los organismos de la Administración Pública Nacional (APN).

A partir de la referida normativa, cada Provincia puso en marcha su propio plan de Gobierno Electrónico.

La despapelización del Sector Público es uno de los principios básicos en los que sustenta la idea de Gobierno Electrónico, con el objetivo de alcanzar la simplificación de los trámites de la gestión administrativa, la estandarizacin de los procesos y normativas del Sector Público y fomentar los procesos de transferencia.

Para que la despapelización del Sector Público pueda materializarse, resulta imprescindible disponer de una serie de herramientas tecnológicas y promover un cambio de paradigmas en cuanto a "la forma de hacer las cosas" en el sector.

Herramientas tecnológicas necesarias

El reemplazo del papel por el soporte digital para la gestión de trámites en la Administración Pública Nacional o Provincial, requiere el uso de nuevas tecnologías de la información tales como el documento electrónico, la Firma Digital y otras herramientas en materia de seguridad informática.

¿Qué es Firma Digital?

La Ley Nº 25.506 de alcance nacional, ha venido a modificar nuestro Código Civil equiparando la Firma Digital a la Firma Hológrafa, estableciendo que todo documento digital/electrónico, reúne los requisitos de escritura, lo que significa que el documento en formato electrónico es un documento escrito cualquiera sea el medio en que se encuentre soportado, gozando de una presunción legal de autenticidad o identidad, integridad y no repudio cuando se encuentra firmado digitalmente.

Se trata de una herramienta tecnológica que se vale de un procedimiento matemático para garantizar: la identidad de la Persona Física o Jurídica, que firma un documento digital; la integridad de dicho documento, es decir que no ha sido modificado desde el momento que se firmó hasta que se verifica la firma; y el no repudio, por el cual el titular de la firma no podrá desconocer haber firmado el documento digital.

Certificados Digitales

Los Certificados Digitales son los documentos digitales que permiten verificar la autoría de la Firma Digital de un titular Persona Física o Persona Jurídica pública o privada.

Es importante resaltar que también el Certificado Digital está firmado por un Certificador Licenciado, que es una Organización Pública o Privada que se encuentra habilitada por el Ente Licenciante para emitir Certificados Digitales, en el marco de la Ley.

La Secretaría de Gabinete, de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación, actúa como Ente Licenciante otorgando, denegando o revocando las licencias de los certificadores licenciados y supervisando su accionar, en su carácter de Autoridad de Aplicación de la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina.

Valor Legal de la Firma Digital

La Firma Digital goza de una presunción legal "iuris tantum"; esto significa que si un documento firmado digitalmente es verificado correctamente, se presume salvo prueba en contrario, que proviene del suscriptor del certificado digital asociado y que no fue modificado.

Por otra parte, para reconocer que un documento ha sido firmado digitalmente se requiere que el certificado digital del firmante haya sido emitido por un Certificador Licenciado.

La Ley Nº 25.506 de alcance nacional, ha venido a modificar nuestro Código Civil equiparando la Firma Digital a la Firma Hológrafa, estableciendo que todo documento digital/electrónico, reúne los requisitos de escritura gozando de una presunción legal de autenticidad o identidad, integridad y no repudio cuando se encuentra firmado digitalmente.

El marco normativo que respalda el valor legal de la Firma Digital y aplica en las soluciones de ENCODE en sus certificados digitales emitidos como Certificador Licenciado comprende:

• Ley Nacional de Firma Digital Nº 25.506.
• Decreto Nº 2628/02 Reglamentación de la Ley Nº 25.506.
• Decisión Administrativa Nº 6/2007 Marco Normativo para Certificadores Licenciados.
• Ley Nacional de Protección de Datos Personales Nº 25326.
• Decreto Nº 378/2005 Plan Nacional de Gobierno Electrónico y los Planes Sectoriales para el uso intensivo de las TICs en los organismos de la Administración Pública Nacional.
• Leyes de adhesión a la ley de firma digital de cada una de las Provincias.

Principales leyes: Ley Nº 25.506 Decreto Nº 2628/02 Decisión Administrativa Nº 6/2007 Decreto Nº 378/2005 Ley Nº 25326

RESOLUCIÓN Nº 164/2013 - MINISTERIO DE TRABAJO DE LA PROVINCIA DE CORDOBA

A partir del reciente dictado de la Resolución Nº 164/2013, publicada en el boletín oficial de Córdoba con fecha 06/11/2013, El Ministerio de Trabajo de la Provincia de Córdoba, se ha habilitado la Rúbrica de documentación laboral a través de la Ventanilla Digital mediante el uso de la Firma Digital en el marco del "Sistema Provincial de Registro y Administración de Rúbrica de Libros y Documentación Laboral", utilizando desarrollos tecnológicos y aplicativos propios de ENCODE S.A., similar a los descriptos continuación en el presente resumen.

ESTRATEGIA DE SOPORTE INTEGRAL A LAS TRANSACCIONES DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

ENCODE ha desarrollado una Solución Integral Digital de Registro Laboral, con una arquitectura flexible y modular adecuada a los requerimientos que cada entidad pública necesite implementar en la gestión de documentos digitales con Firma Digital.

Esto es realizado mediante un conjunto de herramientas tecnológicas que permiten, generar, gestionar y firmar digitalmente los documentos que se intercambian entre la Administración Pública y las Personas Físicas o Jurídicas, detallados en forma enunciativa a continuación:

• Planilla de Horarios y Descansos.
  Este documento cumple con las exigencias de la Ley Nacional de Jornada de Trabajo Nº 11.544 y su correspondiente decreto Reglamentario Nº 16115/33.
• Multinotas, por ejemplo:
  • - Cambio de domicilio de establecimiento único.
  • - Pedido de inicio y comunicaciones de Centralizaciones Altas/Bajas Sucursales
  • - Pedido de cambio a hojas móviles.
  • - Notificación de cese del Empleador (temporario o definitivo)
  • - Notificaciones de modificaciones Societarias.
  • - Certificado de extravío de libros de Sueldos.
  • - Certificado por siniestro, deterioro, destrucción parcial o total de documentación laboral.
  • - Notas con solicitudes especiales: Error en impresión, duplicados de fojas, saltos.
• Rúbrica de Libros de Sueldos, Hojas Móviles generadas desde cualquier aplicación. Gestión y Firma Digital.
• Rúbrica de cualquier documentación permitida su presentación en Hojas Móviles. Tales como Libro de Viajantes- Planillas de Kilometrajes etc.
• Rúbrica de Notas Obligatorias informando detalle de Sueldos, o de cualquier documento presentado en forma electrónica. Gestión y Firma Digital.
• Notificaciones a la empresa de Resoluciones, determinaciones, multas etc. mediante el ensobrado electrónico con "Time-stamping" Firma de correo electrónico con comunicaciones a la empresa.
• Presentación y recepción de cualquier documentación exigida por los Organismos de Control.

ENCODE ha desarrollado una Solución Integral Digital de Registro Laboral, con una arquitectura flexible y modular adecuada a los requerimientos que cada entidad pública necesite implementar en la gestión de documentos digitales con Firma Digital.

Esta gestión se realiza de manera rápida y sencilla.

Cada empresa debe registrarse ingresando al Portal Oficial del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social y completar un formulario web consignando los datos generales de la misma.

El Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social se encarga de validar la información recibida y asigna automáticamente un código identificador a cada empresa y una clave de acceso que es enviada por el sistema en un correo electrónico al responsable de la empresa incorporada.

Las empresas una vez obtenido el código identificador, acceden al Portal Web con su número de CUIT y la clave de acceso, completan los datos de los empleados (cargándolos manualmente, o importando los mismos a través del SIAP o por sistemas propios que cuenten las empresas) en los formularios correspondientes. Se informan Categorías, Actividades, Datos Personales, Obra Social entre otros.

Una vez completada toda la información requerida por sistema, la empresa se encuentra en condiciones de enviar y recibir documentos digitales.

Para esto la empresa cuenta con una bandeja virtual a través de la cual se realizan las transacciones.

Al mismo tiempo el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social cuenta en su base de datos con el padrón de empresas y el padrón general de empleados, ambos discriminados por Actividades, Categorías, Localidades, Cantidad de Empleados, Sexo, Edades, Obra Social entre otros. La información estadística en línea, consistente y segmentada por los distintos criterios de interés del usuario, es el primer efecto positivo de esta actividad de empadronamiento.

GRÁFICO 1: Cantidad de Empresas Empadronadas y Empleados por Rubro económico.

GRÁFICO 2: Cantidad de Empresas Empadronadas y Empleados por Localidad, Rubro y actividad económica.

Bandeja de Documentos

La bandeja de documentos es la interface utilizada para la comunicación entre la empresa y el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.

Los documentos que pueden ser enviados a este repositorio pueden ser generados por la propia aplicación o desde aplicativos externos.

Para ello es necesario que tengan formato de archivo PDF, y estén definidos los criterios de tratamiento de cada documento por parte del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Esta bandeja virtual contiene todos los documentos enviados y recibidos por la empresa organizados por Período de Tiempo, Tipo de Documento y Estados (Presentado, Firmado, Recibido, Pagado y los que requiera el usuario). Además desde este sitio la empresa puede descargar en cualquier momento sus documentos y almacenarlos en algún otro medio electrónico.

Aquí también la empresa realiza la Firma Digital de toda la documentación, su presentación electrónica a la autoridad de control, emisión de los cupones de pago (en el caso que fueran exigidos aranceles) y a su vez recepciona desde el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social todos los documentos una vez que hayan sido intervenidos por dicha autoridad.

El Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social desde su portal cuenta con un acceso independiente para cada usuario desde la cual ingresa a su bandeja de documentos y realiza el control e intervención de cada Formulario, Multinota y Documento Electrónico presentados por la empresa. Además permite consultar todos los datos registrados por la firma y emitir reportes de gestión.

Documentos internos de la aplicación

Son aquellos documentos generados desde la solución de ENCODE en formato PDF y que son enviados a la Bandeja de Documentos, para la cual se desarrollan diferentes funcionalidades.

Un ejemplo de documento interno de la aplicación es la Planilla de Horarios y Descansos (Ley Nº 11. 544)

La Planilla de Horarios y Descansos es un documento que se genera a partir de la carga de los datos de empleados (manualmente o a través de un sistema propio de las empresas) y sus correspondientes horarios.

El sistema permite con los datos formales a ser consignados en cada planilla: diferentes modalidades de exposición, su presentación, Firma Digital de la misma, y emisión del acuse de recibo.

La Bandeja de Documentos es la interface utilizada para la comunicación entre la empresa y el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.

Los documentos que pueden ser enviados a este repositorio pueden ser generados por la propia aplicación o desde aplicativos externos.

Desde el portal del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en la bandeja de entrada se puede revisar cada planilla presentada. Una vez verificado el cumplimiento de los datos formales, el documento puede ser aprobado o rechazado. Así mismo, en caso de existir un arancel establecido, realizar el seguimiento del pago del mismo mediante el procesamiento de la información recibida de los bancos on line; una vez cumplimentados todos los requisitos para la aceptación, el documento es firmado digitalmente por el funcionario autorizado a intervenir los documentos.

Después de finalizado el proceso de firma el documento se encuentra a disposición de la empresa en su Bandeja de Documentos.

Documentos Externos

Son aquellos documentos generados desde las aplicaciones externas que son convertidos a formato PDF y subidos a la Bandeja de Documentos. Un ejemplo de documento externo es el Libro de Sueldos (Art.52 -Ley Nº 20744).

Cualquier aplicativo de Libro de Sueldos actualmente puede convertir sus salidas a PDF.

Cada empresa debe ingresar a su Portal con su Usuario y Clave, seleccionar la opción del menú Documentos Externos, seguir los pasos indicados en el formulario y con un clic, enviar el mismo a la Bandeja de Documentos.

Terminado el proceso, el documento está disponible en la Bandeja para ser presentado y luego emitir el cupón de pago del arancel si correspondiere.

Desde el Portal del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, en la Bandeja de Entrada, es posible revisar cada Libro de Sueldos presentado, aceptarlo o rechazarlo.

La información del pago (si se exigiera el pago de arancel) recibida del banco "On Line", es procesada y asignada a dicha presentación en forma automática por el sistema, quedando en condiciones de ser firmado digitalmente. Finalizada la operación de Firma Digital del documento por el Ministerio, queda a disposición de la empresa en su Bandeja de Documentos de manera instantánea.

Como se puede observar tanto la empresa empleadora como el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, no tiene la necesidad de impresión alguna de papel, garantizando la recepción, tratamiento, archivo y conservación de la misma de manera rápida y segura. Las soluciones de ENCODE permiten que todos los documentos gestionados sean centralizados en la Bandeja de Documentos, núcleo del sistema, y al firmarse digitalmente se garantiza el valor legal del documento firmado.

• Asegura que se establezca en los documentos intercambiados, la Autoría, Integridad y No Repudio de los mismos, garantizados por la Ley Nacional de Firma Digital Nº 25.506.
• Garantiza la Protección de Datos regulada por la Ley Nº 25.326, y resguardo de toda la información a través de respaldos automáticos.
• Facilita la disponibilidad de la información, en el caso de requerimiento Judicial, pudiendo ser presentado en cualquier tipo de soporte digital como medio de prueba a través del sistema, sea cual fuere la fecha de los mismos.
• Ofrece al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social la presente solución de software de ENCODE sin costo alguno.
• Cumplimenta con la Normativa Argentina Vigente que tiende a la modernización y despapelización de la Administración Pública.
• Disminuye los costos al Sector Público, no sólo de papel y gastos impresión, sino también de tiempo de atención de empleados asignados al sector.
• Permite la eliminación de archivos y el lugar físico que ocupan los expedientes.
• Posibilita reasignar puestos de trabajo de agentes públicos (disminución considerable del tiempo de atención al público) a otras áreas más necesitadas de personal.
• Agiliza a las empresas la realización de trámites ante el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, sin necesidad de la concurrencia del contribuyente para cumplimentar con las presentaciones exigidas por la autoridad de aplicación, realizando todas las gestiones vía Web.
• Actualiza la base de datos en tiempo real ("On Line") de la población total de Empresas y Empleados, divididos por categorías de Empresas, por Localidad (por Delegación en caso de empleados), por Actividad, Sexo, Domicilio, Edad, Obra Social, entre otros, proveyendo de esta manera una importante información actualizada necesaria para ayudar a una eficaz toma de decisiones.
• Permite (en caso de corresponder) el estricto seguimiento y control en línea informático del devengamiento y cobro de aranceles por distintos trámites y o multas por incumplimiento.
• Emisión automática de notificaciones desde el Ministerio: por falta de pago de aranceles, aforos, multas, etc. o presentación de documentación en término, y otras irregularidades.
• Esto es realizado mediante la implementación de notificaciones ensobradas electrónicamente con "Time-stamping", que permite firmar digitalmente el acuse de recibo visualizando la correspondiente notificación, convirtiendo su texto, el día y hora de su recepción en indubitable.
• Genera interacción entre las empresas y el Ministerio; agilidad, privacidad, seguridad de la información brindada, y ahorro de tiempos y costos.

La utilización del documento electrónico como soporte sustituto del papel supone consecuencias positivas tales como:

• Aumento de la eficiencia en el tratamiento de los procesos: se reducen los tiempos en el ingreso a las bases de datos y en la autenticación y control de integridad de la información. Se facilita el seguimiento de las tramitaciones pudiéndose determinar su ubicación y estado fácilmente.
• Se minimiza la posibilidad de errores en la información suministrada dada la existencia de pruebas de validación y consistencia de la misma.
• Ahorro de recursos: el incremento en la eficiencia de los procesos genera reducción en los tiempos de tramitación y respuesta a las solicitudes. Esto se traduce en un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, informáticos y económicos, con una consecuente agilización del sistema de gestión administrativa. Adicionalmente, se producen ahorros de dinero derivados de un menor costo de captura y mantenimiento de la información.
• Mayor confidencialidad de la información contenida en los documentos: se ofrece mayor control en cuanto a los niveles de accesos permitidos a los datos.
• Mejora las condiciones de trabajo de los empleados: producto de procesos agiles y facilitados.
• Perdurabilidad de los documentos: por su naturaleza digital y la seguridad que puede rodearlos, los documentos electrónicos se encuentran expuestos a una menor cantidad de factores que puedan dañarlos o destruirlos.
• Preservación del medio ambiente: Cada vez con más énfasis los distintos gobiernos, y organizaciones no gubernamentales se abocan al estudio y desarrollo de medidas para lograr la preservación del medio ambiente. Este objetivo está planteado actualmente como una necesidad para mejorar la calidad de vida en nuestro planeta, en el caso del papel supone que su menor consumo conlleva a una menor demanda de recursos naturales primordiales, y a una fuerte disminución de la creciente contaminación por la sistemática agresión que presume su producción a nuestro hábitat natural. Actualmente en el mundo grandes empresas han optado por formatos digitales para sustituir su uso. Es por ello importante recalcar, que en términos generales para fabricar una tonelada de papel, se requiere no sólo la tala de 14 árboles, sino grandes consumos de agua y energía para su elaboración.
• Soluciones de Firma Digital producen documentos legales, eliminando completamente la necesidad de imprimir documentos para firmar. La Firma Digital permite el reemplazo de procesos de aprobación lentos y caros a base de papel; con rápidos, económicos, y totalmente digitales.

Nuestra firma ENCODE S.A., comenzó otorgando firma electrónica en distintas aplicaciones propias tales como CONTROL.AR, previstas para organizaciones sindicales.- A través del tiempo se advierte la diferencia importante entre lo que era frente al andamiaje jurídico la firma electrónica, contrastando con la robustez y seguridad jurídica otorgado por la ley a la firma digital.- Es por ello que comenzamos el largo camino hacia el licenciamiento para migrar de firma electrónica a firma digital, herramienta tecnológica esta (la firma digital) única en el mundo que la ley dota de las características, de Autoría, Integridad, Validez y no Repudio.-

Visto la aplicabilidad aprobada por el Ente Licenciante Nacional de nuestra política, incluyendo la firma digital para documentos que se intercambien entre Organizaciones Sindicales y las Empresas contribuyentes de aportes y contribuciones a esas Organizaciones y sus afiliados, y a partir de su aprobación ENCODE ha rediseñado CONRTROL.AR, para utilizarlo con firma digital.-

Encode S.A. ha desarrollado un portal para cada Organización Sindical o Gremial que necesita implementar la gestión de documentos electrónicos con firma digital.

Esta gestión se realiza en una forma bastante simple y accesible:

En primer lugar cada empresa deberá EMPADRONARSE ingresando al portal oficial de LA Organización Sindical de que se trate y completar un formulario web consignando los datos generales de la misma.

La entidad se encarga de validar la información recibida y asigna un código de usuario a cada empresa y una clave de acceso que es enviada en un correo electrónico al responsable de la empresa incorporada, este en su primer ingreso al sistema cambio la clave por una clave alfanumérica de su único y exclusivo conocimiento. De esta forma ya está en condiciones de interactuar con la Institución.-

Las empresas una vez obtenido el usuario y clave, acceden al portal Web completando los datos de los empleados (cargándolos manualmente, importando los mismos a través del SIAP o por sistemas propios que cuenten las empresas) en los formularios correspondientes. Se informan categorías, actividades, datos personales, obra social, etc.

Una vez completada toda la información requerida por sistema, la empresa se encuentra en condiciones de enviar y recibir documentos electrónicos. Para esto se cuenta con una bandeja virtual a través de la cual se realizan las transacciones.

Al mismo tiempo la Organización a partir de los datos cargados por las empresa cuenta en su base de datos con el padrón de empresas, padrón general de empleados, ambos discriminados por actividades, categorías, localidades, cantidad de empleados, sexo, edades, obra social etc.

Las Presentaciones que se pueden realizar son:

• Empadronamiento
• Declaraciones Juradas Auto determinativas de aportes y contribuciones a la Entidad Gremial
• Altas y Bajas de Empleados y /o cambios en las empresas
• Bajas de empresas
• Solicitudes de Libre Deuda
• Solicitudes de Planes de Pago
• Recursos contra Inspecciones del Organismo
• Multinotas
• Notificaciones

La bandeja de documentos es la interface utilizada para la comunicación entre la empresa y la Organización de que se trata.

Los documentos que pueden ser enviados a este repositorio pueden ser generados por la propia aplicación o desde aplicativos externos. Para ello es necesario que tengan formato de archivo PDF y que estén definidos los criterios de tratamiento de cada documento por parte de la Organización. Esta bandeja virtual contiene todos los documentos enviados y recibidos por la empresa organizados por periodo de tiempo,tipo de documento y estados (presentado, firmado, recibido, pagado, etc.). Además desde este sitio la empresa podrá descargar en cualquier momento sus documentos y almacenarlos en algún otro medio electrónico. Aquí también la empresa realiza la firma de toda la documentación, su presentación electrónica a la entidad sindical, emisión de los cupones de pago(pago de aportes y contribuciones) y a su vez recepciona todos los documentos una vez que hayan sido presentados por la empresa.-

La organización Sindical cuenta con un acceso independiente para cada usuario desde la cual ingresa a su bandeja de documentos y realiza el control e intervención de cada formulario, multinotas etc. presentados por la empresa. Además le permite consultar todos los datos registrados por la firma y emitir reportes de gestión.

Documentos internos de la aplicación

Son aquellos documentos generados desde la aplicación en formato PDF y que son enviados a la bandeja de documento. Y para la cual se desarrollan diferentes funcionalidades. Un ejemplo de documento interno de la aplicación es la declaración jurada auto determinativa de aportes y contribuciones a la entidad sindical.

Este documento declaración jurada mensuales un documento que se genera a partir de la carga de los datos de empleados (manualmente o a través de un sistema propio de la empresa) o importado del SIAP del AFIP. El sistema permite con los datos obtenidos de dicha forma realizar automáticamente de acuerdo a los distintos ítems recaudatorios la declaración jurada mensual, emitir su comprobante de pago relacionado para depósitos en Bancos(a través de Código de Barras) u otras formas de pago, su presentación, firma digital de la misma, y emisión de su respectivo acuse de recibo.

Desde el portal de la Organización en la bandeja de entrada se pude revisar cada planilla presentada. No obstante ello en la cuenta corriente de cada empresa se agrega cada declaración jurada presentada y su posterior pago el que es informado por la entidad bancaria o de cobro respectivo directamente a la organización ingresando la acreditación de dicho pago en forma automática.

Documentos externos

Son aquellos documentos generados desde las aplicaciones externas que son convertidos a formato PDF y que son subidos (upload) a la bandeja de documento. Un ejemplo de documento externo como una multinota, recursos contra inspecciones, solicitudes de pago etc.

Cada empresa deberá ingresar a su portal con su usuario y clave, seleccionar la opción del menú documentos externos, seguir los pasos indicados en el formulario y con un clic, envía el mismo a la bandeja de documentos. Terminado el proceso el documento estará disponible en la bandeja para ser presentado y emitir el cupón de pago del arancel si correspondiere.

Desde el portal del Sindicato en la bandeja de entrada es posible revisar el documento presentado, aceptarlo, contestarlo, darle el curso administrativo correspondiente o rechazarlo. Finalizada la operación control de la documentación presentada el estado del documento (aceptado, rechazado, pendiente etc.) queda a disposición de la empresa en su bandeja de documentos de manera instantánea.

Como se puede Observar la empresa contribuyente como la Organización Gremial, no tiene la necesidad de impresión alguna de papel, garantizando la recepción, tratamiento, archivo y conservación de la misma de manera rápida y segura.

Las aplicaciones desarrolladas por Encode S.A permiten que todos los documentos gestionados sean centralizados en la bandeja de documentos que es el núcleo del sistema y al firmarse digitalmente le otorga un máximo nivel de seguridad garantizando la autenticidad, integridad y no repudio de la información registrada.

• Ofrece a la Organización Sindical o Gremial, la presente solución de software de ENCODE sin costo alguno.
• Facilita la disponibilidad de la información, en el caso de requerimiento Judicial, pudiendo ser presentado en cualquier tipo de soporte digital como medio de prueba a través del sistema.
• Agiliza a las empresas la realización de trámites ante los Sindicatos, sin necesidad de la concurrencia del contribuyente para cumplimentar con las presentaciones exigidas por la organización, realizando todas las gestiones vía Web.
• Dota a todos los documentos que se intercambian entre los actores de los atributos que por ley garantiza la firma digital de autoría, integridad, validez y no repudio.
• Esta implementación disminuye costos de movilización, de personal al despapelizar del costo del papel, su impresión, la guarda, el espacio físico , y evita la degradación del mismo a través del tiempo.-
• El sistema es ágil, rápido y transparente y seguro para los usuarios.
• Actualiza la base de datos en tiempo real ("On Line") de la población total de Empresas y Empleados, divididos por categorías de Empresas, por Localidad (por Delegación en caso de empleados), por Actividad, Sexo, Domicilio, Edad, Obra Social, entre otros, proveyendo de esta manera una importante información actualizada necesaria para ayudar a una eficaz toma de decisiones por parte de las autoridades Sindicales.
• Permite a través de la cuenta corriente el estricto seguimiento y control en línea informático del devengamiento y cobro de aportes y contribuciones, intereses por presentación fuera de termino y o multas por incumplimiento. Emisión automática de notificaciones desde el Sindicato: por falta de pago de aportes y contribuciones, intereses, multas, etc. o falta presentación de documentación en término, y otras irregularidades.
• Notificación mediante ensobrado electrónico, a la bandeja de la empresa por distintas situaciones eliminando el costo de notificaciones por correo.

ENCODE S.A. como Certificador Licenciado entre otras aplicaciones contempla el intercambio de documentación firmada digitalmente entre a) La empresa empleadora con Distintos organismos de control estatales (como por ejemplo Ministerios de Trabajo Provinciales) b) La empresa empleadora con Organizaciones Sindicales, c) entre los Consejos o Colegios Profesionales y sus Matriculados y d) entre el empleador y empleados. -Como consecuencia de ello en este último caso a partir de la aplicabilidad de su política licenciada puede emitir Certificados de firma Digital a empleadores y empleados para ser usados en la firma de cualquier tipo de documentos de carácter laboral que se intercambien entre los mismos como por ejemplo:

• Recibos de Sueldos,
• Notificaciones de Licencias,
• Entrega de Ropa de Trabajo,
• Comunicaciones y notas de distintas índoles, efectuados tanto por el empleador como por el empleado.

Publicada en el Boletín Oficial de la República Argentina con fecha 02 de Diciembre del 2011, reglamenta el régimen de autorización a empleadores para emitir recibo de pago u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia, a través de formas electrónicas o digitales, en remplazo de soporte en papel utilizado.

La mencionada resolución establece que el empleador puede prescindir del soporte papel previa autorización de la Secretaría de Trabajo, siempre que cumpla con unos requisitos mínimos.

En su Artículo Segundo Inciso c) menciona la resolución la presentación de protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar: La Seguridad, Autenticidad, Autoría, Integridad e Inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades.

La ley Nº 25506 establece en sus Artículos Séptimo, Octavo y Noveno, la presunción de Autoría, Integridad y Validez de la Firma Digital, por lo que la misma es la única que garantiza estas condiciones exigidas en la mencionada resolución.

El primer paso para la implementación del sistema de certificados de ENCODE para firma de documentación de laboral es la identificación de los Suscriptores de certificados por parte de las Autoridades de Registro de Encode.

Cada empleado será un Suscriptor de un Certificado de Empleado y los responsables de firmar en representación de la firma Empleadora serán Suscriptores de Certificado de Empleador. La documentación con la cual se verifica la identidad (Documento de Identidad) quedará archivada en la empresa bajo su estricta responsabilidad por cuenta y orden de ENCODE. Una vez identificada la persona por la Autoridad de Registro, esta autoriza la solicitud del certificado. ENCODE envía al empleado el Certificado necesario que lo habilita para firmar, al mail indicado por este para que lo instale en una PC, o en una notebook, o en una tarjeta SmartCard, o en un dispositivo eToken, o en un móvil(telefonía celular) o en una Tablet. Luego de instalado el Certificado sirve para firmar cualquier documento de los arriba mencionados y tiene una duración de un año. Si el Suscriptor renueva su Certificado antes de su vencimiento no debe identificarse nuevamente, el sistema si el empleado sigue estando activo automáticamente solicita dicha renovación 30 días antes de su vencimiento.

En resumen, las Autoridades de Registro de Encode identificarían a cada uno de los Suscriptores, condición esencial previa que exige la ley para otorgar un Certificado, una vez realizada la identificación, la misma autoriza la emisión del Certificado. La Autoridad Certificante de ENCODE emite un Certificado para cada Suscriptor, de tal manera que cuando el empleado tenga On Line el Recibo de Sueldo lo visualiza y lo firma digitalmente, quedando el mismo almacenado en archivos electrónicos de la empresa. Todos los documentos así firmados quedan organizados por número de CUIL.

Los Certificados de Empleador son aquellos que van estar a nombre de la Empleadora, el Suscriptor del mismo va a ser la persona que la Empleadora indique como responsable para firmar por su cuenta y orden diversa Documentación Laboral, ya sea para presentar a distintos organismos (Departamento de Trabajo por ejemplo), o para firmar por el empleador Recibos de Sueldos etc.

Los de Certificados de Empleado van a ser Certificados para cada uno de los empleados de la Empleadora en relación de dependencia, destinados para firmar únicamente documentación que se intercambie entre el Empleado y su Empleador (Recibo de sueldos, Notificaciones, etc.)

Por lo antes expuesto si un Gerente de Recursos Humanos firma documentación por cuenta de la empresa deberá tener un Certificado de Empleador, pero para firmar Recibos de Sueldos por sus haberes percibidos deberá ser Suscriptor también de un Certificado de Empleado.

Los equipos o dispositivos donde reside el Certificado, que garantizan que únicamente sea el empleado el que tenga contacto con su clave privada, por lo cual cualquier documento firmado digitalmente por el mismo asegura la integridad (inalterabilidad del documento) y su autoría (firmado únicamente por ese empleado poseedor exclusivo de su clave privada), y no repudio (no puede negar su autoría) son los siguientes:

• 1) La PC o a la que tenga acceso dicho empleado.
• 2) Su Notebook que tenga acceso únicamente dicho empleado.
• 3) Un dispositivo eToken con el cual puede firmar desde cualquier P.C.
• 4) Una tarjeta SmartCard que firma desde una PC que tenga lectora de esta tarjeta.
• 5) Su teléfono Smartphone o Tablet.

En las distintas Autoridades de Registro instalada por ENCODE en el domicilio de la Empleadora, cada empleado se identifica ante un Oficial de Registro de Encode con su DNI, los datos del mismo se validan contra los registros de empleados de la empresa. Si la identificación es correcta el Oficial de Registro aprueba la Emisión del Certificado.

Para ello el empleado conecta su dispositivo de almacenamiento de Certificados en la terminal desde la que está realizando la suscripción, cuando no cuenta con una estación de trabajo permanente, en caso de contar con ella, el equipo debe estar configurado con un nivel de seguridad alto. Confirmada la operación, se genera la Solicitud de Certificado Digital, el par de claves criptográficas y un archivo de requerimientos en formato PKCS#10 (Estándar de solicitud de certificados X.509).

La clave privada generada es almacenada en el dispositivo conectado o en un equipo de uso exclusivo y el archivo de requerimientos PKCS#10 es enviado al Servicio Web de la Autoridad Certificante de ENCODE, encargada de la Emisión de Certificados Digitales.

La Autoridad Certificante firma el requerimiento con su clave privada, obteniendo como resultado de esta operación un certificado digital en formato PKCS#7 (Estándar de comunicación de certificados de clave pública X.509).

El Certificado Digital es enviado al servicio web de ENCODE y es publicado en el Portal de Suscriptores para ser descargado por el empleado Suscriptor desde la ubicación que fue seleccionado.

El Suscriptor solicita la descarga del Certificado el cual es almacenado en el dispositivo criptográfico conectado o en un equipo que por medidas de seguridad debe ser de su uso exclusivo, para evitar que otra persona acceda a su clave.

Como resultado de este procedimiento el empleado tendrá almacenado en el dispositivo correspondiente o en la PC el Certificado Digital con su clave privada y pin de seguridad.

El Servidor de la Empleadora envía a la interface de comunicación un reporte detallado de cada recibo de sueldo.

La interface de comunicación genera con la información del reporte los recibos en formato PDF y los almacena en servidor de bases de datos de MSSQL u ORACLE con los atributos correspondientes de cada legajo.

Finalmente genera un registro con el resultado detallado de cada operación efectuada.

El poseedor del Certificado de Empleador (para empleadores) ingresa al Portal de la Organización con su Usuario y Contraseña, y accede a la Bandeja de Documentos.

Desde la Bandeja de Documentos selecciona los recibos que desea firmar por cuenta de la empresa. Hace clic en "Firmar". Se abre la aplicación ENCODE. Firmar, selecciona el Certificado de Empleador desde su almacén de certificados y hace clic en Firmar Todos", firmando de esta manera con una sola acción todos los recibos.

Como resultado en la Bandeja de Documentos de la Organización (Empleadora) se encontrarán todos los recibos firmados por el Responsable del Área correspondiente, listos para ser direccionados al lugar de almacenamiento elegido por cada uno de los empleados, operación está de envío que se realiza automáticamente en el mismo momento en que el empleado firma su correspondiente recibo.

El empleado ingresa al Portal de la Organización, ingresa con su Usuario y Contraseña.

Cada usuario contará con una Bandeja de Documentos (virtual) en la que estarán todos los archivos PDF correspondientes a su legajo, dividido por tipo de documento y período correspondiente. Desde la Bandeja de Documentos el usuario puede seleccionar el documento que desea firmar pudiéndolo filtrar por tipo de documento y fechas.-(Ej.: Recibos de Sueldos- Período 07/2012).

Cuando seleccione el documento para firmar, automáticamente se abre la aplicación ENCODE. Firmar desde la cual se obtiene el certificado para firmar y elige la opción "FIRMAR DOCUMENTO". Una vez que el empleado rubricó su Recibo de Sueldo, de conformidad o con protesto el sistema envía automáticamente el recibo firmado por el Empleador al lugar elegido inicialmente (al suscribir el Certificado) por el Empleado pudiendo en tal caso enviarlo a su correo electrónico u otros (pendrive, cd, disco local, etc.). En cumplimiento a la exigencia establecida en Resolución 1455, en ese momento podrá imprimir su recibo de sueldos si lo desea.

Como resultado el usuario tendrá el recibo firmado por el empleador en su casilla de correo o en el medio de almacenamiento local elegido, y en la Bandeja de Documentos de la empresa (Empleadora) correspondiente al legajo del usuario se agregará automáticamente el recibo por el firmado digitalmente.

Este sistema funciona de la misma forma para cualquier documentación que se intercambie entre la empresa y el empleado y que deba estar firmada digitalmente.

Finalizado todo el proceso se obtienen los siguientes resultados:

• a) No se habrá emitido papel alguno.
• b) Reducción de tiempo en todos los procedimientos, eliminación volumen de archivos físicos y una segura logística en el intercambio de la documentación.
• c) Mayor celeridad y seguridad ya que la operación se realizó totalmente a través de medios electrónicos seguros.
• d) Los archivos digitales de los documentos pueden ser presentados como medio de prueba simplemente en un soporte electrónico.
• e) La máxima seguridad en los documentos firmados digitalmente ya que se garantiza por ley la autoría, integridad y no repudio de los mismos (Ley Nº25506).